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Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso
administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control.
Planeación
La función de la planeación busca
influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente,
por lo que representan la esencia de una operación efectiva. Las actividades
básicas que involucra la planeación son:
Elaboración de la planeación prospectiva,
determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área,
preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación
de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas
trazadas a corto y largo plazo.
El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco
metodológico que son:
- Normativa. En esta etapa se plantean
dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación
de la empresa si se continúase en la misma dirección actual.
- Definicional. Conocimiento de la
situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones
internas y externas.
- Confrontación estratégica y factibilidad.
Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria
construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos,
con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
- Convergencia. Determinación de los
puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición
de la orientación global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.
Organización
La organización contribuye a ordenar
los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva
hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La organización
conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra
las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden,
arreglo y relación armónica.
La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra
materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan
la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa
habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias
y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.
Las actividades básicas relativas a la función de organización son:
Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo);
responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización
y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento
de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones;
determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional;
elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros. Dirección
La función de dirección tiene
como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada
miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades
en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
Esta función comprende las siguientes etapas:
Autoridad. Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo
de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas.
Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye
la comunicación al interior y exterior de la empresa.
Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó
y ordenó.
Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:
Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se
deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar
lo que debe hacerse (control).
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en
los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa
la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado.
Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:
- Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de
producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción
para los operarios y ventas para los vendedores.
- Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
- Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto
a los establecidos.
- Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento
o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
Las actividades básicas que comprende
el proceso de control son:
Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad,
competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de
datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo
realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación
del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas
correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección
y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando
las empresas para mejorar su desempeño son:
- Administración de la Calidad Total
- Reingeniería de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen
una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:
- Mejorar la calidad del producto.
- Reducir el tiempo del ciclo de producción.
- Reducir los costos.
La administración de la calidad total tiene un enfoque
tendiente a crear:
- Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera
vez.
- Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
- Crear una cultura de servicio al cliente.
- Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación)
y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniería de procesos de
negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales
que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica
que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos,
metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo.
La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr
cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos,
tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de
proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial.
Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:
- Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos
que se pretenden alcanzar.
- Identificación. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor
en los procesos fundamentales de valor estratégico.
- Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
- Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones
por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos
necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.
- Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones
piloto y de plena producción.
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