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| Calidad
en procesos y productos
La calidad es el conjunto de características de un elemento, producto o servicio,
que le confieren la aptitud de satisfacer una necesidad implícita y explícita.
Esto significa que la calidad de un producto o servicio, es equivalente al nivel
de satisfacción que le ofrece a su consumidor, y está determinado por las características
específicas del producto o servicio.
Aspectos de un producto o servicio que más influyen
en su calidad
Sin duda, los principales criterios para alcanzar la calidad son:
- Satisfacción de las expectativas de los clientes.
- Cumplimiento permanente de las normas.
Sistema
de calidad
Se entiende por sistema de calidad el conjunto de directrices, políticas y requisitos
que se deben satisfacer en una empresa con el fin de dar cumplimiento a los
estándares de calidad definidos o acordados con el cliente para un producto
o proceso.
Los sistemas de calidad se diseñan para establecer y facilitar las tareas productivas
de la empresa, mediante métodos relacionados con la actividad; que permiten
controlar, evaluar y resolver de manera permanente el proceso operativo y los
problemas inherentes, tomando en cuenta los aspectos directos e indirectos respecto
de la calidad.
Aseguramiento de la calidad
El aseguramiento de la calidad es el conjunto de acciones planificadas y sistemáticas
que son necesarias para proporcionar la confianza adecuada de que un producto
o servicio satisface los requisitos dados para la calidad, los cuales deben
estar sustentados en la satisfacción de las expectativas de los clientes.
El aseguramiento de calidad dentro de la empresa es básicamente un sistema documental
de trabajo, en el cual se establecen reglas claras, fijas y objetivas, sobre
todos los aspectos ligados al proceso operativo, es decir, desde el diseño,
planeación, producción, presentación, distribución, servicio posventa y las
técnicas estadísticas de control del proceso y, desde luego, la capacitación
del personal.
Ello significa, vigilar que a lo largo de todo el proceso operativo se cumplan
las instrucciones de trabajo, se respeten las especificaciones técnicas del
servicio.
Un sistema de aseguramiento de calidad se complementa con otros métodos y filosofías
de calidad; en virtud de que los factores que abarca, permiten establecer un
soporte documental para evaluar el desempeño de la empresa a partir de registros
de calidad, mismos que sirven para obtener datos confiables y objetivos para
mantener un control real y efectivo sobre el proceso operativo.
El aseguramiento de la calidad es una metodología que está siendo aceptada por
innumerables empresas y que ha mostrado sus bondades en las diferentes ramas
industriales y de servicios.
Sistema documental
La filosofía del sistema de calidad supone que si las actividades son planeadas,
programadas y documentadas, es más fácil repetir una y otra vez los procesos
operativos que logran los estándares de calidad deseados.
La importancia de este sistema documental radica principalmente en que se pasa
de una cultura oral a una cultura escrita; en que se especifican con claridad
los procedimientos de trabajo, las responsabilidades de cada área, los compromisos
de calidad, las especificaciones técnicas que deben cubrir los productos o servicios,
los métodos de verificación y prueba, así como los registros de atención y servicio
que se brinda al cliente.
De cada uno de estos factores se obtienen datos estadísticos que sirven para
evaluar y controlar el sistema de calidad, por lo que este sistema conduce a
un proceso de mejora continua; que evoluciona permanentemente desde adentro
de la empresa hacia afuera, trayendo por consecuencia un círculo virtuoso en
el que cada vez se encadenan más empresas y mejoran la calidad de sus productos
o servicios.
Sistema de aseguramiento de calidad
El método más aceptado por las empresas alrededor del mundo hoy en día, es el
sistema de aseguramiento de calidad.
El sistema de aseguramiento de calidad, permite manejar un mismo lenguaje metodológico
y es aplicable a cualquier tipo de empresa, con el único requisito de adecuarlo
a los conceptos y terminología propios de cada actividad.
Elementos de un sistema de aseguramiento de
calidad: relación cliente proveedor
- Revisión del contrato.
- Manejo de especificaciones técnicas del proceso y servicio.
- Control de insumos, productos o servicios proporcionados por el cliente.
- Evaluación de la capacitación y experiencia técnica del proveedor.
- Inspección y prueba del proceso o servicio.
- Sistema documental.
Revisión
del contrato
Al establecerse una relación cliente-proveedor, el punto de partida y cierre
de los acuerdos lo constituye el contrato. En él se concretan los intereses
de ambas partes por establecer una relación de negocios y se establecen, en
firme, los compromisos bilaterales.
Según esta perspectiva, el contrato se convierte en el principal instrumento
de negociación para ambas partes; manifiesta las necesidades ofertas, aptitudes,
capacidades y experiencia de los contratantes, y detalla las expectativas implícitas
y explícitas de cada una de las partes.
Registro de las especificaciones
La entrega de especificaciones técnicas de los procesos o servicios son el modo
en que el cliente indica al proveedor qué tipo de servicios o procesos necesita,
definiendo tolerancias, y demás especificaciones que servirán de guía para el
proveedor.
Al llevar un registro y control adecuado de estos requerimientos, se puede revisar
en todo momento que se está produciendo con exactitud lo que requiere el cliente.
Además estos registros serán la base para aclarar cualquier duda o controversia
que surja con el cliente respecto a los requisitos acordados para el proceso
de elaboración.
Control de insumos, productos o servicios proporcionados
por el cliente
Este requisito tiene el propósito de asegurar que los bienes o servicios que
son propiedad del cliente o que son suministrados por él para incorporarse a
los servicios o procesos, se manejen con base en un acuerdo previo de las condiciones
de recepción, manipulación y aprovechamiento óptimo. De esa manera se garantiza
para ambas partes que no habrá desorden, desperdicio, pérdidas innecesarias,
negligencia o desinformación respecto del manejo de los bienes o servicios que
se están entregando al proveedor.
Capacitación de los proveedores
Aunque cada empresa es libre de definir sus propios programas y requisitos de
capacitación para sus empleados, es un hecho que el grado de capacitación y
experiencia que tenga el personal del proveedor asegura al cliente la confiabilidad
de los procesos requeridos.
Esta situación es especialmente importante cuando se subcontratan procesos especiales
cuyos resultados no pueden verificarse por inspecciones y pruebas, sin que se
sustenten en la seguridad de que el personal que realizará esos procesos está
capacitado para hacerlo con eficacia y eficiencia.
La evaluación de la capacitación y experiencia del proveedor no debe considerarse
una intromisión; sino una actividad indispensable para asegurar la calidad de
un producto o servicio, así como el primer paso en el establecimiento de programas
de colaboración mutua.
Inspección y prueba del proceso o servicio
La inspección y prueba tienen como fin verificar que los servicios o procesos
realizados cumplen con los requisitos especificados por los clientes, por lo
que su beneficio más claro es garantizar para ambas partes que la prestación
del servicio está cumpliendo con los requerimientos acordados, pero además de
ello el proveedor puede obtener información valiosa sobre la eficiencia de su
operación.
Pruebas
En primer lugar, debe establecerse en el contrato las mediciones a realizar,
los métodos que se seguirán, y el equipo y parámetros que se utilizarán.
En segundo término, debe tenerse especial cuidado en el mantenimiento y calibración
contra patrones de unidad de medida certificados de los equipos de inspección,
medición y pruebas. Por último, es indispensable establecer un sistema para
identificar el estado de inspección y prueba de todos los productos o procesos,
así como usar técnicas estadísticas para planear, controlar y hacer seguimiento
de la calidad.
¿Qué debe hacerse para mejorar la calidad
de un proceso o producto?
Aunque existen muchas escuelas distintas de administración empresarial centradas
en la calidad, los puntos comunes más importantes para lograr el mejoramiento
de un proceso o servicio son:
- En todo momento debe pensarse primero en la satisfacción de los requerimientos
de los clientes.
- El mejoramiento de la calidad es logrado mediante la eliminación de las
causas de los problemas del sistema. Esto conduce a mejorar la productividad.
- La persona encargada de un trabajo es quien tiene mayor conocimiento acerca
de él.
- Toda persona desea ser involucrada en la organización y hacer bien su trabajo.
- Toda persona quiere sentirse como un contribuyente importante de la organización.
- Para mejorar un sistema es mejor trabajar en equipo que individualmente.
- Un proceso estructurado para la solución de problemas con la ayuda de técnicas
gráficas conduce a mejores resultados que uno no estructurado.
¿Cómo
puedo mejorar mi oferta en términos de calidad?
Mediante un sistema de aseguramiento de calidad es posible mejorar la oferta
de productos o servicios para los clientes, cumpliendo una parte o la totalidad
de los requisitos que establece la metodología. Para poder estar en condiciones
de competir respecto a otros proveedores, es necesario darle mayores garantías
a nuestros clientes potenciales, tanto en términos de costos, como en tiempos
de entrega y servicio posventa, por lo que contar con los elementos del sistema
de calidad, es un indicador de que nos encontramos en camino a la calidad.
¿Cómo puedo mejorar mi demanda en términos
de calidad?
Quien está interesado en desprenderse de una parte de sus procesos operativos,
ya sea que le resulte más rentable o le ofrezca alguna ventaja en particular,
debe buscar un proveedor confiable con quien establecer una relación de negocios
de largo plazo, asegurando los niveles de calidad requeridos.
¿Qué son los programas de desarrollo de proveedores?
Dentro del proceso de aseguramiento de calidad, muchas empresas tienen programas
de desarrollo de proveedores, mediante los cuales se aporta tecnología, conocimientos
e información para que éstos se vuelvan cada vez más competitivos y sean capaces
de ofrecer los insumos, productos o servicios que las grandes empresas demandan.
Esto se realiza a partir de dos mecanismos, por una parte, una revisión permanente
de los productos o servicios que el proveedor entrega al cliente y, por otra,
un programa de auditorías que el cliente realiza al proveedor en sus propias
instalaciones.
Las auditorías son una revisión al sistema de calidad y no tan sólo al producto
o servicio, por lo que pasar las evaluaciones de los clientes, significa un
gran éxito para la empresa auditada, toda vez que los grandes clientes pueden
tener la seguridad de contar con un proveedor confiable.
No todas las empresas proveedoras pueden decir que tienen sistemas de calidad
debidamente implantados, por lo que sólo aquellas que cuentan con el reconocimiento
expreso del cliente, son las que tienen mayores oportunidades de hacer negocios.
Por ejemplo, en la industria automotriz solamente aquellos proveedores de refacciones
o partes que han pasado con éxito por una serie de pruebas de calidad pueden
ser galardonados con el reconocimiento Q-1, que es el máximo nivel de calidad
en su sector y que los coloca como proveedores confiables.
¿Para qué sirven los manuales de calidad?
- Decir lo que se hace.
- Hacer lo que se dice.
- Demostrar la efectividad de las acciones para alcanzar la calidad.
- Hacer los cambios que sean necesarios para lograr la eficacia.
- Evitar cambios en los procedimientos y los documentos sin autorización
de los responsables.
- Informar a los empleados sobre sus actividades y responsabilidades.
- Informar a los clientes los propósitos de la empresa y el compromiso que
se tiene hacia la calidad.
- Ayudar a los auditores para hacer sus evaluaciones sobre la eficacia del
sistema, para alcanzar los requisitos de calidad establecidos.
¿Cómo
se implanta un sistema de aseguramiento de calidad?
Para implantar un sistema de aseguramiento de calidad, se deben llevar a cabo
una serie de actividades que involucran a la organización y que van desde la
definición de la política de la empresa, hasta la aplicación de los controles
de calidad que exige el sistema. A continuación se presentan los aspectos más
relevantes que se deben considerar para la implantación:
1. Definición de una política de calidad.-
En cada empresa la alta dirección debe establecer con claridad sus objetivos
y hacerlos del conocimiento de todo su personal, y las directrices generales
para alcanzarlos. Esto le obliga, a promover y desarrollar en todos los niveles
la conciencia de lo que es la calidad e indicar constantemente la importancia
que para la empresa tienen sus clientes. Es indispensable que se informe al
personal que los productos o servicios proporcionados o fabricados con mala
calidad, redundan en altos costos económicos y de imagen empresarial.
2. Ejercer la calidad.- La alta dirección
debe establecer las funciones de mando y de gestión que correspondan, con el
fin de que en cada nivel de la empresa, los trabajadores apliquen la política
de calidad que ha sido determinada.
3. Diseñar el modelo de aseguramiento de calidad
para la empresa.- Aunque existen modelos o esquemas generales, que señalan
secuencias de trabajo, responsabilidades y procedimientos, es importante cuidar
que la selección de éstos considere desde la alta dirección hasta el último
de los trabajadores.
4. Certificación.- Una vez que se han
cubierto los requisitos anteriores, la empresa deberá buscar la certificación
de algún órgano acreditado para ello; esto le permitirá dar muestra a sus clientes,
que sus productos o servicios reúnen las condiciones de confiabilidad que cualquier
consumidor necesita.
Para realizar los objetivos antes descritos, es importante que el empresario
considere:
- En primer lugar, debe haber un compromiso definitivo por parte de la dirección
con el fin de impulsar las prácticas de calidad en toda organización. Nace
la política de calidad.
- Definir la misión de la empresa, decidir que es lo que se pretende alcanzar
en términos cuantitativos y cualitativos. Mantener una visión de corto, mediano
y largo plazo, con el fin de encauzar las energías y potencialidades de la
organización hacia sus objetivos particulares.
- Hacer un balance de las fortalezas y debilidades de la organización en
términos de sus recursos, para aprovechar al máximo las potencialidades de
la empresa.
- Consultar asesores expertos que los orienten para planear, desarrollar,
implantar, mantener y mejorar un sistema de aseguramiento de calidad, y de
un proceso de mejora continua.
- Involucrar a todos los miembros de la organización
con la política de calidad y fomentar la integración de grupos de trabajo,
que se responsabilicen de documentar el sistema
de aseguramiento de calidad.
- Designar a un responsable de la dirección general, que tenga las facultades
y toma de decisión en todo lo referente a la implantación y desarrollo del
sistema de calidad y que sea el responsable operativo del mantenimiento del
sistema.
- Informar a los clientes los propósitos
de la empresa y el compromiso que se tiene hacia la calidad.
- Mantener una evaluación permanente
de los aspectos relacionados con la calidad, y determinar
las acciones correctivas y preventivas necesarias.
Una vez implantado el sistema
de calidad y habiendo aprobado las auditorías de implantación que demuestran
el funcionamiento correcto del sistema, solicitar al organismo pertinente la
certificación ISO-9000.
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