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Recursos Humanos - La definición de funciones

 

Organigramas

Un organigrama representa en forma gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social.

Pasos para elaborar un organigrama:

  1. Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;
  2. Compararla con una lista de comprobación;
  3. Preparar cuadros o plantillas, y
  4. Diseñar el organigrama.

Todo organigrama debe contener los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación de líneas y símbolos especiales.

Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:

a) Contenido
  • Estructurales. Tiene por objeto la representación de los órganos que integran el organismo social.
  • Funcionales. Indican en el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las funciones principales que éstos realizan.
  • De integración de puestos. Señalan en cada órgano, los diferentes puestos establecidos, así como el número de puestos existentes y requeridos.
b) Ambito de aplicación
  • Generales. Representan sólo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones.
  • Específicos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad o área de la empresa.
c) Presentación
  • Vertical. Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde el más alto hasta el más bajo.
  • Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba hacia abajo.
  • Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales.
  • De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades en espacios reducidos.
  • Circular. Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos alrededor del ejecutivo jefe.

Manual de organización

Un manual de organización complementa con más detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales de organización exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación y las actividades de los órganos de la empresa.

El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los demás de la empresa.

Tipos de manuales de organización:

  1. Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa.
  2. Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa en particular.

El contenido de los manuales de organización varía en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del o los objetivos de la empresa.

Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:

  • Presentación o identificación
  • Indice o contenido
  • Prólogo o introducción
  • Directorio
  • Antecedentes históricos
  • Objetivo
  • Estructura orgánica
  • Organigrama
  • Estructura funcional

Asimismo, es conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:

  • Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se pretenden alcanzar.
  • Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales de la empresa.

El diseño de la organización de la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los casos por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuración de la empresa.

El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.

Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras dinámicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día.

 

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