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FLUJO DEL PROCESO PRODUCTIVO Y ESCALAS DE PRODUCCION

El servicio que presta en este giro es similar por lo general para todos los clientes, aunque puede variar de acuerdo a los gustos del usuario y a sus posibilidades económicas.

Las escalas posibles de producción que se pueden lograr son:

 

Escala (rango de distribución)

Microempresa artesanal Hasta 500 Mil Pesos/Mes
Pequeña empresa De 500 Mil a 1Millón de pesos/Mes
Mediana empresa De 1Millón a 3 Millones de pesos/Mes
Gran empresa Más de 3 Millones de pesos/mes

Los criterios anteriores comprenden tanto el nivel de equipamiento de la empresa, como la capacidad de servicios a realizar por mes.

En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente:

Las empresas requieren de manejo de productos en almacenes, lo cual implica para la microempresa el manejo de tarimas y patinetas hidráulicas; para la pequeña empresa se requiere el uso de racks de dos o tres niveles para la estiba de los productos, tarimas y patinetas hidráulicas.

En tarimas existen las tradicionales de madera o de pvc, en montacargas los existen a gasolina ó eléctricos, la velocidad de operación de los montacargas eléctricos es menor que los de gasolina, lo que puede afectar la velocidad de carga y descarga.

Se requiere además de equipos de cómputo para controlar el inventario y para realizar la facturación, la impresora de este equipo debe ser de matriz de punto para obtener las copias que se requieren para la facturación.

Flujo del proceso de producción en una escala de micro empresa/artesanal

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerados, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.

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A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel microempresa/artesanal:

1. Levantamiento de pedidos de clientes.— El levantamiento de pedidos de clientes por los vendedores constituyen en sí el proceso de ventas, para su realización los vendedores deberán contar siguiente información:

- Productos disponibles en bodega
- Precios de lista y ofertas vigentes
- Tiempos de entrega
- Productos de lento desplazamiento que es necesario promover su venta
- Descuentos al precio ofrecido por compras por volumen o por pago al contado
- Plazo de crédito a clientes
- Se debe contar también con el servicio de levantamiento de pedidos vía telefónica.

2. Establecimiento de rutas de surtimiento. — El adecuado uso del transporte es un elemento con impacto directo en los costos de distribución por lo que los clientes deberán ser atendidos siguiendo rigurosas rutas de surtimiento evitando los viajes extraordinarios de pequeños volúmenes.

3. Loteo de mercancías en bodegas.— Una vez recibidos los pedidos se deben de organizar de acuerdo a las rutas de surtimiento, una vez realizado esto debe efectuarse el loteo de productos por cliente a ser atendido en las próximas rutas de surtimiento a ser despachadas.

4. Facturación de las mercancías.— Una vez loteada la mercancía se procede a realizar la facturación vía el sistema de cómputo.
La facturación solo podrá ser elaborada si la posición de inventarios del almacén cargada en el sistema de cómputo registra existencia de productos.

5. Embarque de la mercancía en camiones — La mercancía loteada debe ser cargada a los camiones que efectuarán el surtimiento, el documento único de contra el cual se debe realizar la carga y checar ésta, son las facturas de venta. Se debe tener permanentemente un checador al pie del camión al momento del embarque, el chofer de la unidad también debe estar en el momento de la carga. Además de lo anterior se deben realizar chequeos sorpresivos de camiones cargados, bajando y checando la mercancía cargada contra la factura.

6. Transporte de la mercancía y entrega al cliente.— Finalmente la mercancía se transporta y se entrega, al cliente. En aquella mercancía que se paga de contado la factura original con sello de pagado queda en poder del cliente, en las facturas a crédito el cliente firma de recibido la factura original y esta queda en poder de la empresa (chofer de la unidad). Al final del día el chofer de la unidad debe respaldar su entrega de entrega de mercancías con el dinero en efectivo de los pagos de contado ó las facturas originales firmadas de recibido y pendientes de pago. Para el manejo de efectivo es recomendable que las unidades de transportación cuenten con caja de seguridad.

7. Cobro de la facturación.— Las facturas pendientes de pago deben ser cobradas por los vendedores, debe evitarse la acumulación de dos facturas pendientes de pago por cliente.

8. Estimación de la demanda.— La estimación de la demanda debe realizarse previo al fincamiento de pedidos a proveedores para lo cual es necesario considerar la previsión de los niveles de ventas futuras de los vendedores, esta previsión debe realizarse lo más detallado posible lo más conveniente es efectuarla a nivel de cada uno de los clientes.

9. Elaboración del pedido a proveedores.— Una vez la previsión de ventas se elabora el pedido a proveedores, para esto se puede seguir dos metodologías: realizar hacia fines de mes pedidos de todas las mercancías que se componen el inventario de la bodega; o realizar pedidos en cualquier momento del tiempo cuando los productos de determinado proveedor alcancen un punto denominado de reorden, que es aquel donde las existencias son suficientes para satisfacer la demanda en tanto el productos es surtido por los proveedores.

10. Ingreso de la mercancías a la bodega.— Una vez que el producto es surtido por el proveedor el producto es contado e ingresado físicamente a la bodega.

11. Actualización del sistema de inventarios.— Simultáneamente al ingreso del producto a la bodega se debe dar entrada documental al producto, esto es lo recibido debe sumarse a las existencias registradas en el sistema de cómputo. A su vez cada vez que se facture (salidas de mercancía) se debe descontar lo facturado de las existencias en inventario. Un adecuado sistema de software para el control de inventarios y la facturación es imprescindible para este tipo de empresas.

12. Elaboración de listas de precios y posición de inventarios del almacén.— Las salidas más importantes del sistema de inventarios son la lista de precios y posición de inventarios (cantidad de producto disponible) del almacén, estos elementos son imprescindibles para el equipo de vendedores.

13. Elaboración de cambios de precios.— Existen tanto el precio de compra del producto como el precio de venta, ambos pueden variar. Los precios de compra varían por alza de los precios de los proveedores o por negociaciones que se realicen.
Los precios de venta varían: para soportar incrementos en los precios de compra; para aumentar el margen de utilidad de un producto; o para disminuir el precio, Ya sea porque el precio es alto o se desea aumentar el desplazamiento vía disminución del precio, cualquiera que sea el caso los cambios de precios deben reflejarse inmediatamente en el sistema de inventarios que es el elemento utilizado para la facturación.

Flujo del proceso de producción en una escala de pequeña empresa:

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1. Levantamiento de pedidos de clientes.— El levantamiento de pedidos de clientes por los vendedores constituyen en sí el proceso de ventas, para su realización los vendedores deberán contar siguiente información:

- Productos disponibles en bodega
- Precios de lista y ofertas vigentes
- Tiempos de entrega
- Productos de lento desplazamiento que es necesario promover su venta
- Descuentos al precio ofrecido por compras por volumen o por pago al contado
- Plazo de crédito a clientes 

Se debe contar también con el servicio de levantamiento de pedidos vía telefónica.

2. Establecimiento de rutas de surtimiento. — El adecuado uso del transporte es un elemento con impacto directo en los costos de distribución por lo que los clientes deberán ser atendidos siguiendo rigurosas rutas de surtimiento evitando los viajes extraordinarios de pequeños volúmenes.

3. Loteo de mercancías en bodegas.— Una vez reducidos los pedidos se debe de organizar de acuerdo a las rutas de surtimiento, una vez realizado esto debe efectuarse el loteo de productos por cliente a ser atendido en las próximas rutas de surtimiento a ser despachadas.

4. Facturación de las mercancías.— Una vez loteada la mercancía se procede a realizar la facturación vía el sistema de cómputo.
La facturación solo podrá ser elaborada si la posición de inventarios del almacén cargada en el sistema de cómputo registra existencia de productos.

5. Embarque de la mercancía en camiones — La mercancía loteada debe ser cargada a los camiones que efectuarán el surtimiento, el documento único de contra el cual se debe realizar la carga y checar ésta, son las facturas de venta. Se debe tener permanentemente un checador al pie del camión al momento del embarque, el chofer de la unidad también debe estar en el momento de la carga. Además de lo anterior se debe realizar chequeos sorpresivos de camiones cargados, bajando y checando la mercancía cargada contra la factura.

6. Transporte de la mercancía y entrega al cliente.— Finalmente la mercancía se transporta y se entrega, al cliente. En aquella mercancía que se paga de contado la factura original con sello de pagado queda en poder del cliente, en las facturas a crédito el cliente firma de recibido la factura original queda en poder de la empresa (chofer de la unidad). Al final del día el chofer de la unidad debe respaldar su entrega de entrega de mercancías con el dinero en efectivo de los pagos de contado ó las facturas originales firmadas de recibido y pendientes de pago. Para el manejo de efectivo es recomendable que las unidades de transportación cuenten can caja de seguridad.

7. Cobro de la facturación.— Las facturas pendientes de pago deben ser cobradas por los vendedores, debe evitarse la acumulación de dos facturas pendientes de pago por cliente.

8. Estimación de la demanda.— La estimación de la demanda debe realizarse previo al fincamiento de pedidos a proveedores para lo cual es necesario considerar la previsión de los niveles de ventas futuras de los vendedores, esta previsión debe realizarse lo más detallado posible lo más conveniente es efectuarla a nivel de cada uno de los clientes.

9. Elaboración del pedido a proveedores.— Una vez la previsión de ventas se elabora el pedido a proveedores, para esto se puede seguir dos metodologías: realizar hacia fines de mes pedidos de todas las mercancías que se componen el inventario de la bodega; o realizar pedidos en cualquier momento del tiempo cuando los productos de determinado proveedor alcancen un punto denominado de reorden, que es aquel donde las existencias son suficientes para satisfacer la demanda en tanto el productos es surtido por los proveedores.

10. Ingreso de la mercancías a la bodega.— Una vez que el producto es surtido por el proveedor el producto es contado e ingresado físicamente a la bodega.

11. Actualización del sistema de inventarios.— Simultáneamente del ingreso del producto a la bodega se debe dar entrada documental al producto, esto es debe sumarse a las existencias registradas en el sistema de cómputo. A se vez cada vez que se facture (salidas de mercancía) se debe descontar lo facturado de las existencias en inventario. Un adecuado sistema de software para el control de inventarios y la facturación es imprescindible para este tipo de empresas.

12. Elaboración de listas de precios y posición de inventarios del almacén.— Las salidas más importantes del sistema de inventarios son la lista de precios y posición de inventarios (cantidad de producto disponible) del almacén, estos elementos son imprescindibles para el equipo de vendedores.

13. Elaboración de cambios de precios.— Existen tanto el precio de compra del producto como el precio de venta, ambos pueden variar. Los precios de compra varían por alza de los precios de los proveedores o por negociaciones que se realicen.
Los precios de venta varían: para soportar incrementos en los precios de compra; para aumentar el margen de utilidad de un producto; o para disminuir el precio, Ya sea porque el precio es alto o se desea aumentar el desplazamiento vía disminución del precio, cualquiera que sea el caso los cambios de precios deben reflejarse inmediatamente en el sistema de inventarios que es el elemento utilizado para la facturación.

Un día tradicional de operaciones

El horario normal de trabajo de estas empresas es de 8:00 horas a 15:00 horas y de 17:00 a 19:00 hrs. 

Las cajas de seguridad de los camiones son abiertas para el encargado administrativo y se realizan las cuentas con los choferes de las unidades, en este momento se forman cuentas por pagar a nivel cliente. Se lleva un control por chofer y se realizan depósitos a la caja de la seguridad de la empresa.

Las mercancías que fueron loteadas y facturadas desde un día antes son embarcadas en los camiones, el chofer de embarques esta presente, checando en todo el momento el embarque, la carga se realiza mediante patines hidráulicos ó montacargas. Una vez cargadas las mercancías los camiones son despachados a sus rutas de surtimiento. 

Después de despachados los camiones al surtimiento se procede a la descarga de los camiones de proveedores, procediendo a checarles de recibido y a efectuar las entrega documental del producto al sistema de cómputo.

Posteriormente son loteados los pedidos que hubiesen sido entregados por los choferes, los vendedores o que se hayan recibido vía telefónica, una vez loteados los productos se precede a elaborar las facturas.

Como una de las primeras actividades de inicio del día se reciben también la cobranza realizada por los vendedores, se les retiran las facturas que no hayan cobrado y se les entrega nuevas facturas para cobro.

Lo antes posible se debe realizar el depósito a bancos, en caso de no tener contratado un sistema de recolección de efectivo.

La empresa debe contar con un velador encargado de resguardar las unidades que regresan del surtimiento a los clientes.

Distribución Interior de las Instalaciones:

Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de planta son:

a) Determinar el volumen de producción

b) Movimientos de materiales

c) Flujo de materiales, y

d) Distribución de la planta.

Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de instalaciones, el flujo de operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados, pasando obviamente por el proceso de fabricación.

Flujo de materiales

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Además de la localización, diseño y construcción de la planta es importante estudiar con detenimiento el problema de la distribución interna de la misma, para lograr una disposición ordenada y bien planeada de la maquinaria y equipo, acorde con los desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, de modo que se aprovechen eficazmente el equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores.

Las instalaciones necesarias para una pequeña empresa de este giro incluyen, entre otras, las siguientes áreas:

  • Areas administrativas
  • Bodega
  • Area de recibo
  • Area de embarque
  • Area de productos de alto valor
  • Baños

Ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta:

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Determinación de costos y márgenes de operación:

El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado negativo.

En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada.

En términos generales, el precio se puede establecer por debajo o por encima del de la competencia o ser igual al de ella.

El costo del servicio final deberá estar integrado proporcionalmente por:

Recuperación del valor del equipo

70 %

Mano de obra directa e indirecta

10 %

Impuestos y seguros

10 %

Servicios y mantenimiento

8 %

Imprevistos y gastos varios

2 %

TOTAL

100 %

A los costos anteriores se les deberá agregar un márgen de utilidad y una vez obtenido el precio del producto final, se deberá ponderar en relación con el precio de los productos similares en el mercado y la situación de oportunidad (oferta - demanda).

Distribución del producto:

La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital.

Administración y control de inventarios:

La administración y el control de los inventarios tienen como función principal determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en un nivel óptimo.

La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.

De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar algún  sistema de inventarios, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración.

El método que se utiliza para el control de inventarios es el de primeras entradas primeras salidas (PEPS).

 

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