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FLUJO DEL PROCESO PRODUCTIVO Y ESCALAS DE PRODUCCION

Todos los seguros tienen el mismo proceso de venta, y a continuación se muestra el proceso general con independencia de los tipos de seguros que vende una promotoría.

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Las escalas posibles de producción que se pueden lograr son:

Las ventas pueden ser realizadas en este giro tanto por vendedores individuales (agentes de seguros), como por promotorias. Es en esta ultima donde se agrupan a varios agentes y se forman pequeñas y medianas empresas, con un representante que es el promotor, y los agentes que son los empleados. Las grandes aseguradoras tienen contratados a vendedores y promotorias exclusivas que son las que realizan sus ventas. La clasificación por tamaño depende de la magnitud de las ventas realizadas en unidades monetarias.

En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente:

La colocación de seguros ha adoptado muchas modalidades y se ajustan a las necesidades del cliente que lo necesite. Su venta se realiza de manera tradicional a través del contacto agente-cliente. Sin embargo el progreso en la informática ha permitido que este se acelere. Utilizando computadoras portátiles y el internet, se pueden dar de alta a las personas automáticamente, sin necesidad del proceso de trámite burocrático tradicional y cubriendo el riesgo del cliente de manera inmediata.

Sin embargo este adelanto no se da en las micros empresas, que recurren a los procedimientos tradicionales, donde los trámites de papeleo son más lentos.

Flujo del proceso de producción en una escala de micro empresa/artesanal

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerados, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.

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A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel microempresa/artesanal:

El proceso para la prestación de servicios es una versión simplificada del relativo a pequeñas empresas, por lo que le sugerimos revisar la siguiente sección de este capítulo.

Flujo del proceso de producción en una escala de pequeña empresa:

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Promoción y mercadotecnia: Es la etapa del proceso de venta en que la promotoría realiza la promoción de sus productos, a través de propaganda escrita, carteles y en algunos casos anuncios radiofónicos, esto con la intención de lograr interesar al cliente y darse a conocer.

Contacto agente-cliente y descripción de los productos y sus ventajas: Una vez que se ha logrado interesar al publico, se da un trato más personalizado a las personas que requieran informes y es aquí donde el agente tiene la función principal de interesar al cliente en la compra de alguno de los seguros que la promotoría ofrece. Se tiene que adecuar las ventas a las características del cliente.

Descripción del producto y sus ventajas: Como el mercado de la venta de seguros es muy amplio, se tiene que describir las ventajas que pueden tener nuestros productos respecto al resto de los demás seguros. Es importante por eso tener un conocimiento amplio, no sólo de nuestros productos si no también de los que ofrece la competencia.

Venta del producto: Una vez que el agente ha dado toda la información necesaria y satisfecho las necesidades del cliente, se hace la solicitud de compra del seguro.

Envió de solicitud a la promotoría: Se envía la solicitud del seguro o seguros requerido a la promotoría.

Envió de solicitud a la compañía aseguradora: Esta solicitud se hace llegar a la compañía aseguradora respectiva.

Servicios asociados: Los servicios asociados son asesorías extras que se dan a los clientes. Pueden ser avalúos, servicio de fianzas y también darle conocimiento de nuevos tipos de seguros que haya en el mercado así como las modificaciones a la Ley de Seguros y Fianzas. En caso de ocurrir un siniestro se ayuda al cliente con los ajustadores y se facilita el trámite para el arreglo del mencionado siniestro.

Aceptación de la póliza y recibo de pago de prima: Una vez evaluada la solicitud y aceptada, la aseguradora procede a hacer el recibo de pago de la prima.

Aceptación o rechazo de la póliza: Si el asegurado cumple con los requisitos debidos la aseguradora hace la aceptación y lo contrario si el cliente no los cumple.

Envío de aceptación: Cuando es aceptada, la confirmación y la póliza es enviada a la promotoría.

Recepción de póliza por la promotoría y entrega de la misma al agente: La promotoría recibe la aceptación y el recibo que emite la compañía y estas se hacen llegar al agente.

Pago a la promotoría: Una vez consumado el cobro de la prima por parte del agente, este lo hace llegar a la promotoría.

Liquidación de pago a la aseguradora: La promotoría se encarga del pago de la prima a la aseguradora y ahí termina su responsabilidad.

Un día tradicional de operaciones

El día inicia a las 8:00 a.m., se revisa la agenda del día y se hacen las llamadas pertinentes para confirmar citas y programar nuevas. Posteriormente se realiza una reunión con los vendedores y el promotor para informar novedades sobre los seguros, coordinar actividades, evaluar metas y programar las tarea conjuntas del día. Después de la reunión todos salen a sus respectivas citas en busca de nuevos contactos para la venta de los seguros. 

La actividad de la oficina inicia con la recepción de pólizas vendidas y la correspondiente entrega de comprobantes de pago, que posteriormente se depositan en el banco a nombre de las compañías aseguradoras, así como la entrega a cada uno de los agentes de las nuevas pólizas para entrega al cliente y su respectivo cobro.

Otra actividad realizada es la captura de datos de todas las pólizas vendidas y de los nombres de los vendedores que las realizaron, para preparar el pago de sus comisiones.

Los resultados de las ventas se comparan con los estados de cuenta que las aseguradoras hacen llegar a la promotoría, para saber cual es la cantidad de productos vendidos y la comisión obtenida.

La promotoría también ofrece a sus clientes información sobre cobros, entrega de pólizas, cotizaciones especificas y en caso de algún siniestro proporciona, teléfonos y direcciones donde el cliente puede recurrir para agilizar el servicio.

Una actividad importante a prever es la relativa a los servicios postventa que permitirían que cualquier empresa se diferencie respecto del resto de empresas.

Distribución Interior de las Instalaciones:

Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de planta son:

a) Determinar el volumen de producción

b) Movimientos de materiales

c) Flujo de materiales, y

d) Distribución de la planta.

Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de instalaciones, el flujo de operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados, pasando obviamente por el proceso de fabricación.

Flujo de materiales

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Además de la localización, diseño y construcción de la planta es importante estudiar con detenimiento el problema de la distribución interna de la misma, para lograr una disposición ordenada y bien planeada de la maquinaria y equipo, acorde con los desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, de modo que se aprovechen eficazmente el equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores.

Las instalaciones necesarias para una pequeña empresa de este giro incluyen, entre otras, las siguientes áreas:

  • Recepción y atención a clientes
  • Sala de agentes
  • Sanitario
  • Dirección
  • Oficina de manejo de pagos y entrega de pólizas, control de personal
  • Oficina de folios y emisión de pagos a las compañías.

Ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta:

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Determinación de costos y márgenes de operación:

El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado negativo.

En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada.

En términos generales, el precio se puede establecer por debajo o por encima del de la competencia o ser igual al de ella.

Las aseguradoras fijan los precios de venta (primas) por la cobertura de riesgos, y los vendedores y promotores respetan estos convenios.

Distribución del producto:

La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital.

La distribución de los servicios del giro es directa con los usuarios de seguros.

Administración y control de inventarios:

La administración y el control de los inventarios tienen como función principal determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en un nivel óptimo.

La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.

De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar algún  sistema de inventarios, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración.

Para el caso de este giro no hay inventarios, pero se lleva un control analítico de cada seguro expedido.

 

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