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FLUJO DEL PROCESO PRODUCTIVO Y ESCALAS DE PRODUCCION

En cuanto a la relación productos/proceso se observa que en este giro, se trata de actividades complementarias entre sí, generalmente proporcionadas por la misma empresa, tratándose así de un proceso homogéneo.

Las escalas posibles de producción que se pueden lograr son:

 

Escala (rango de producción)

Micro-empresa/artesanal Hasta 70 máquinas a la semana
Pequeña empresa De 70 a 150 máquinas a la semana
Mediana empresa

De 150 a 250 máquinas a la semana

Gran empresa Más de 250 máquinas a la semana

El costo de la reparación de las computadoras dependen de la profundidad y dimensiones del servicio o parte a reparar/cambiar. Por un servicio de reparación o mantenimiento se puede cobrar desde $1000 en adelante, ya que adaptar nuevas partes como un drive de Compact Disc y bocinas, o una tarjeta de módem para la conección a Internet es más costoso que una limpieza en general del equipo o cualquier otro servicio de mantenimiento.

Con esta escala de máquinas a reparar a la semana y cobrando de $1,000 a $3,000 por máquina, se tienen unos ingresos por ventas superiores a los $2´160,000 anuales. Por su parte, la escala de máquinas a reparar por la pequeña empresa, proporcionan ingresos superiores a los $21´000,000 anuales por concepto de ventas.

En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente:

Un hecho destacable para las micro y pequeñas empresas que se dediquen o quieran dedicarse a lo relacionado con el mantenimiento, reparación o modificaciones para computadoras es que desde hace algunos años, cuando empezaron a introducirse las computadoras personales en el mercado, la reparación se hacía a base de herramientas muy sencillas como desarmadores, voltímetros, sprays y brochas para la limpieza ya que sólo se llegaba a recurrir a la limpieza del teclado, de la pantalla o del CPU. Ahora con el avance de la informática y de la tecnología, los equipos modernos deben estar actualizados para hacer frente a nuevos programas de paquetería, instalación de tarjetas de sonido, de video, o de un módem, principalmente cuando se cuenta con el servicio de Internet en el trabajo o en el hogar.

Podría decirse que se trata de un proceso tradicional en cuanto a las herramientas utilizadas ya que siempre se ha requerido de desarmadores, brochas, lienzos, voltímetros, entre otros, aún cuando estos han llegado a presentar ciertas actualizaciones, pero ha cambiado a través de estos últimos años en cuanto a la utilización de nuevas materias primas y adaptaciones de hardware. Las innovaciones en la paquetería y otro tipo de software, requieren de partes más especializadas para evitar que la computadora se vuelva obsoleta.

Flujo del proceso de producción en una escala de micro empresa/artesanal

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerados, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.

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A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel microempresa/artesanal:

Registro: Consiste en elaborar una hoja donde se describe la situación en que llega la máquina al taller de reparación, anotando el tipo de computadora, la marca, la fecha, la hora y el nombre del dueño del equipo. Si sólo se requiere de la adaptación de nuevo hardware se hace el presupuesto de la operación y el equipo se lleva al taller de reparación. De tratarse de un daño físico se procede a realizar una descripción más detallada.

Descripción: Se lleva a cabo preguntando al dueño lo que tiene el equipo, lo que nota que le falla, la razón de llevarla ahí, para que después de hacer un diagnóstico en un plazo de tiempo se le informe de los resultados. 

Diagnóstico: Después de analizar la hoja de situación de entrada y la descripción del cliente, se prosigue a hacer un diagnóstico de la máquina, desarmándola para identificar el daño y buscar la posible solución.

Presupuesto: En base a los daños encontrados, se hace un presupuesto que incluye el costo de revisión y el precio de la reparación. Pasado el plazo de revisión se le informa al cliente de los daños encontrados. Si el cliente no acepta se devuelve el equipo y sólo se cobra la revisión, pero de aceptarse se prosigue a llevar el equipo a reparar dando una fecha de entrega, con la garantía y compromiso de devolver el equipo en un cierto plazo.

Garantía: De no cumplirse la garantía de entrega a tiempo algunas pequeñas empresas incurren en cuestiones como descuentos o el préstamo de un máquina que sustituya a la que está en reparación, siendo esta una técnica para enfrentar a la competencia y garantizar un buen servicio.

Reparación

Abrir la máquina: Una vez desconectada la computadora de la corriente eléctrica, se desarma el equipo, con ayuda de herramientas especiales como desarmadores o kits de herramientas separando las partes: el monitor, el CPU y el teclado y el mouse.

Cambio de piezas: Una vez abierta la unidad de procesamiento o CPU, se retira la pieza dañada o a cambiar y se prueba en otras máquinas de soporte, de confirmarse el daño, se cambia la pieza, de no ser así, se procede a hacer una chequeo más exhaustivo de la parte interna de la máquina, revisando puertos de salida, de corriente u otras piezas.

Adaptación: Si se requiere de dar actualización al software del equipo, se procede a instalar la nueva paquetería; o bien, si se requiere de la adaptación de nuevas partes para las computadoras, se instala una nueva pieza, garantizada, según los requerimientos del dueño.

Soldadura: Si existe un daño físico en la parte interna de la máquina se recurre a la soldadura de piezas con ayuda de un Kit de herramientas.

Mantenimiento: Se proporciona en condiciones programadas o en suciedad de algunas o todas las partes del equipo. Si las computadoras que se llevan a arreglar están expuestas a un uso diario como en escuelas y trabajos, la limpieza debe ser periodica (cada 3 ó 4 meses), para evitar que el pelo, polvo o alguna basura entorpezca las labores de procesamiento de información

Prueba de durabilidad: Una vez reparado el daño, la computadora se somete a pruebas de durabilidad, manteniéndola de 2 a 4 horas en funcionamiento constante. Si ya no existen daños, se cierra la máquina y se le llama al cliente para que recoga el equipo o se lleva a su domicilio u oficina si las condiciones de transporte así lo permiten. De persistir la falla, se vuelve a revisar el equipo, se desarma y se cambia la pieza (que se prueba nuevamente en otra máquina de soporte). Esta operación se realiza hasta que el equipo pase por completo las pruebas de durabilidad.

Cerrado: Una vez aceptadas las pruebas de durabilidad, se cierra la máquina y se le llama al cliente para recoger el equipo o se entrega a domicilio, según el acuerdo con el cliente.

Empacado: El equipo es envuelto en una bolsa de plástico etiquetándola con el precio del servicio y con los datos de cliente.

Entrega: En la hoja de situación elaborada al principio del proceso, se registran las condiciones de salida del equipo, anotando el plazo de garantía otorgado, según el servicio realizado y se entrega al cliente en la fecha especificada. Al momento de la entrega, se procede a cobrar tanto la revisión como el servicio proporcionado; precio que varía en función de las piezas a cambiar o adaptar.

Garantía: La empresa garantiza un periodo de buen funcionamiento del equipo, dependiendo nuevamente del servicio proporcinado y de la durabilidad de la pieza cambiada. Este plazo puede ir desde 1 hasta 3 ó 4 meses.

Almacenamiento o desecho de piezas cambiadas: Algunas pequeñas empresas sólo desechan las piezas inservibles sin entrar en procesos de reparación de las mismas; otras en cambio las almacenan para venderlas a algún establecimiento que se dedique exclusivamente a la reparación de esas piezas, o las guardan para tenerlas en exposición y desarmarlas en caso de dar algún curso de capacitación o asesoría.

Actividades complementarias:

  • Asesoría en sistemas: Las pequeñas empresas que cuentan con un espacio amplio, como de unos 150 a 200 metros cuadrados, pueden dedicar una parte de las instalaciones para tener máquinas donde se proporcione la asesoría en sistemas o la capacitación de clientes o del mismo personal que labora ahí. La asesoría en sistemas consiste en actualizar los conocimientos de clientes sobre el uso de ciertos programas comunes en el mercado (software) o sobre el uso de algún accesorio recién adquirido.
  • Venta de consumibles: Las pequeñas empresas pueden dedicarse a la venta de tintas para impresoras, disquetes, hojas, equipos de Compact Disc, entre otros, aunque solo de manera omplemetaria y no como una papelería, siendo esto una fuente complementaria de ingresos.
  • Alquiler: La pequeña empresa puede dedicar un espacio para la renta de 6 ó 10 máquinas si el local se ubica cerca de escuelas, oficinas o algun instituto de enseñanza, con el propósito de que sean utilizadas para realizar tareas o trabajos escolares o urgentes; esto es, aunque en menor escala, otra fuente de ingresos.

Flujo del proceso de producción en una escala de pequeña empresa:

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Registro: Consiste en elaborar una hoja donde se describe la situación en que llega la máquina al taller de reparación, anotando el tipo de computadora, la marca, la fecha, la hora y el nombre del dueño del equipo. Si sólo se requiere de la adaptación de nuevo hardware se hace el presupuesto de la operación y el equipo se lleva al taller de reparación. De tratarse de un daño físico se procede a realizar una descripción más detallada.

Descripción: Se lleva a cabo preguntando al dueño lo que tiene el equipo, lo que nota que le falla, la razón de llevarla ahí, para que después de hacer un diagnóstico en un plazo de tiempo se le informe de los resultados.

Diagnóstico: Después de analizar la hoja de situación de entrada y la descripción del cliente, se prosigue a hacer un diagnóstico de la máquina, desarmándola para identificar el daño y buscar la posible solución.

Presupuesto: En base a los daños encontrados, se hace un presupuesto que incluye el costo de revisión y el precio de la reparación. Pasado el plazo de revisión se le informa al cliente de los daños encontrados. Si el cliente no acepta se devuelve el equipo y sólo se cobra la revisión, pero de aceptarse se prosigue a llevar el equipo a reparar dando una fecha de entrega, con la garantía y compromiso de devolver el equipo en un cierto plazo.

Garantía: De no cumplirse la garantía de entrega a tiempo algunas pequeñas empresas incurren en cuestiones como descuentos o el préstamo de un máquina que sustituya a la que está en reparación, siendo esta una técnica para enfrentar a la competencia y garantizar un buen servicio.

Reparación

Abrir la máquina: Una vez desconectada la computadora de la corriente eléctrica, se desarma el equipo, con ayuda de herramientas especiales como desarmadores o kits de herramientas separando las partes: el monitor, el CPU y el teclado y el mouse.

Cambio de piezas: Una vez abierta la unidad de procesamiento o CPU, se retira la pieza dañada o a cambiar y se prueba en otras máquinas de soporte, de confirmarse el daño, se cambia la pieza, de no ser así, se procede a hacer una chequeo más exhaustivo de la parte interna de la máquina, revisando puertos de salida, de corriente u otras piezas.

Adaptación: Si se requiere de dar actualización al software del equipo, se procede a instalar la nueva paquetería; o bien, si se requiere de la adaptación de nuevas partes para las computadoras, se instala una nueva pieza, garantizada, según los requerimientos del dueño.

Soldadura: Si existe un daño físico en la parte interna de la máquina se recurre a la soldadura de piezas con ayuda de un Kit de herramientas.

Mantenimiento: Se proporciona en condiciones programadas o en suciedad de algunas o todas las partes del equipo. Si las computadoras que se llevan a arreglar están expuestas a un uso diario como en escuelas y trabajos, la limpieza debe ser periodica (cada 3 ó 4 meses), para evitar que el pelo, polvo o alguna basura entorpezca las labores de procesamiento de información

Prueba de durabilidad: Una vez reparado el daño, la computadora se somete a pruebas de durabilidad, manteniéndola de 2 a 4 horas en funcionamiento constante. Si ya no existen daños, se cierra la máquina y se le llama al cliente para que recoga el equipo o se lleva a su domicilio u oficina si las condiciones de transporte así lo permiten. De persistir la falla, se vuelve a revisar el equipo, se desarma y se cambia la pieza (que se prueba nuevamente en otra máquina de soporte). Esta operación se realiza hasta que el equipo pase por completo las pruebas de durabilidad.

Cerrado: Una vez aceptadas las pruebas de durabilidad, se cierra la máquina y se le llama al cliente para recoger el equipo o se entrega a domicilio, según el acuerdo con el cliente.

Empacado: El equipo es envuelto en una bolsa de plástico etiquetándola con el precio del servicio y con los datos de cliente.

Entrega: En la hoja de situación elaborada al principio del proceso, se registran las condiciones de salida del equipo, anotando el plazo de garantía otorgado, según el servicio realizado y se entrega al cliente en la fecha especificada. Al momento de la entrega, se procede a cobrar tanto la revisión como el servicio proporcionado; precio que varía en función de las piezas a cambiar o adaptar.

Garantía: La empresa garantiza un periodo de buen funcionamiento del equipo, dependiendo nuevamente del servicio proporcinado y de la durabilidad de la pieza cambiada. Este plazo puede ir desde 1 hasta 3 ó 4 meses.

Almacenamiento o desecho de piezas cambiadas: Algunas pequeñas empresas sólo desechan las piezas inservibles sin entrar en procesos de reparación de las mismas; otras en cambio las almacenan para venderlas a algún establecimiento que se dedique exclusivamente a la reparación de esas piezas, o las guardan para tenerlas en exposición y desarmarlas en caso de dar algún curso de capacitación o asesoría.

Actividades complementarias:

  • Asesoría en sistemas: Las pequeñas empresas que cuentan con un espacio amplio, como de unos 150 a 200 metros cuadrados, pueden dedicar una parte de las instalaciones para tener máquinas donde se proporcione la asesoría en sistemas o la capacitación de clientes o del mismo personal que labora ahí. La asesoría en sistemas consiste en actualizar los conocimientos de clientes sobre el uso de ciertos programas comunes en el mercado (software) o sobre el uso de algún accesorio recién adquirido.
  • Venta de consumibles: Las pequeñas empresas pueden dedicarse a la venta de tintas para impresoras, disquetes, hojas, equipos de Compact Disc, entre otros, aunque solo de manera omplemetaria y no como una papelería, siendo esto una fuente complementaria de ingresos.
  • Alquiler: La pequeña empresa puede dedicar un espacio para la renta de 6 ó 10 máquinas si el local se ubica cerca de escuelas, oficinas o algun instituto de enseñanza, con el propósito de que sean utilizadas para realizar tareas o trabajos escolares o urgentes; esto es, aunque en menor escala, otra fuente de ingresos.

Para la escala microempresa, el proceso es muy similar en cuanto al registro, descripción, diagnóstico y elaboración del presupuesto, sólo que para llevar a cabo el servicio de reparación, no se da una garantía estricta de entrega del equipo, ya que no se cuenta con el stock suficiente para hacer más breve el servicio y tiene que recurrir a la compra de la pieza en una distribuidora, retrasando el proceso de reparación.

En cuanto al proceso de reparación en sí, se lleva a cabo como en una pequeña empresa, pero con limitaciones de herramientas, máquinas de soporte, y garantía en la entrega.

Esto significa que una pequeña empresa tiene la capacidad de hacer una revisión más exhaustiva y dar un servicio de mayor calidad en un momento dado porque cuenta con materiales y herramientas como la soldadura, aspiradoras y desarmadores más actualizados, y por ende, más caros; inversión que en un momento no puede enfrentar la microempresa. Incluso la revisión del equipo terminado no se limita solo a eso sino que implica una prueba de durabilidad mayor en la pequeña empresa.

La microempresa también puede dedicarse a la venta de consumibles y a la renta de equipo, solo que en menor escala que una pequeña empresa.

Un día tradicional de operaciones

La pequeña empresa para empezar sus labores, abre entre entre 8 y 9 de la mañana, el encargado de área o el propietario del local se encarga de ello, posteriormente van llegando los técnicos especializados que se dedican a la reparación y al mantenimiento de las computadoras, en algunos lugares se cierra o se suspenden las labores en la hora de la comida que va de las 14:00 a las 16:00 horas aproximadamente. 

Se hacen pasar a la recepción a los clientes que estén esperando la reparación de equipo(s), donde se procede a elaborar con el primer cliente una hoja de situación o registro de las condiciones en que llega la máquina.

Es ahí donde se hace el análisis detallado de las fallas o necesidades del equipo para posteriormente mandarlo al área de reparación donde técnicos especializados se encargarán de abrirla y hacerle las correcciones pertinentes.

Si se trata de un daño físico, como desconfiguración del equipo, contaminación de la memoria o se requiere de alguna pieza interna como tarjetas de video, de sonido, de memoria, de módem, entre otras, la reparación está sujeta al tiempo en que se consiga la materia prima, que puede ir de 5 a 7 días hábiles; pero si lo que se requiere es la instalación de nuevas partes, el período de espera puede ser de 1 a 4 días hábiles.

Una vez reparada la falla, la máquina es sometida a pruebas de resistencia de aproximadamente 3 ó 4 horas, plazo establecido para checar la calidad de la reparación. Si el servicio requerido es sencillo, el equipo se termina en ese mismo día.

Al tiempo que se realiza dentro de las instalaciones la reparación de computadoras, también se llevan a cabo cursos de capacitación para el personal que labora ahí, o para personas externas que requieren de un servicio de asesoría en sistemas. Cuando el aula no es ocupada para estos fines, se llega a utilizar para rentar computadoras a estudiantes.

Distribución Interior de las Instalaciones:

Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de planta son:

a) Determinar el volumen de producción

b) Movimientos de materiales

c) Flujo de materiales, y

d) Distribución de la planta.

Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de instalaciones, el flujo de operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados, pasando obviamente por el proceso de fabricación.

Flujo de materiales

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Además de la localización, diseño y construcción de la planta es importante estudiar con detenimiento el problema de la distribución interna de la misma, para lograr una disposición ordenada y bien planeada de la maquinaria y equipo, acorde con los desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, de modo que se aprovechen eficazmente el equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores.

Las instalaciones necesarias para una pequeña empresa de este giro incluyen, entre otras, las siguientes áreas:

Recepción

En esta parte se encuentra la sala de espera y es donde se lleva a cabo la elaboración del registro de las máquinas para recibir algún servicio. Es aquí también donde se registra el acceso de usuarios a las computadoras en renta, y en el área se encuentra estantería con productos en venta como papel, cartuchos, Programas en presentación de Disco Compacto, revistas y otros accesorios.

Administración

En esta parte se encuentran las oficinas del dueño y del encargado del área de finanzas, donde labora el contador y el publicista. Es donde se realizan las facturas y se preparan las pólizas de garantía de los equipos reparados

Area de técnicos

Es el área reservada para la estancia de profesores y especialistas que asesoran a los técnicos que dan servicios de mantenimiento, reparación o actualización de computadoras. Son los encargados de buscar ferias y proveedores de materias primas.

Sala de juntas

En este lugar se llevan a cabo acuerdos y anuncios de ajuste de precios, de personal, de operaciones y/o de logros empresariales.

Almacén

Aquí se guardan las materias primas, herramientas y equipos auxiliares que se van a utilizar en los diferentes servicios a proporcionar, haciéndose un inventario previo para controlar la salida de los mismos en cuanto vayan al taller de reparación, asimismo se guardan las piezas o partes que se venden.

Taller de reparación

En esta área se lleva a cabo la reparación, el mantenimiento y modificaciones a los equipos de cómputo que se ingresen al negocio. En su interior se encuentran mesas de trabajo, lámparas, estantes y máquinas de soporte. Es en ahí donde se lleva a cabo el inventario de piezas terminadas y donde se revisan bajo un control de calidad.

Area de capacitación y/o asesoría

Esta aula está acondicionada con computadoras, pizarrón y mesas como un salón de clases ya que allí se da la capacitación a los técnicos y es donde se puede proporcionar la asesoría en sistemas.

Baños y vestidores

Ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta:

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Determinación de costos y márgenes de operación:

El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado negativo.

En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada.

En términos generales, el precio se puede establecer por debajo o por encima del de la competencia o ser igual al de ella.

Los precios por los servicios otorgados se determinan por:

  • Precio en el mercado de la pieza a cambiar.
  • Costo de la reparación física de la parte o pieza dañada.
  • Mano de obra directa e indirecta
  • Costos y gastos indirectos
  • Margen de utilidad.
  • Precio de la competencia.

Distribución del producto:

La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital.

Los canales de distribución para las empresas en el giro son a domicilio y trato directo con los clientes potenciales; se requiere del uso de un vehículo adecuado donde se puedan movilizar los equipos de cómputo y las herramientas necesarias para dar el servicio.

Administración y control de inventarios:

La administración y el control de los inventarios tienen como función principal determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en un nivel óptimo.

La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.

De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar algún  sistema de inventarios, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración.

El sistema de valuación de inventarios de las empresas en el giro es el PEPS.
El inventario es llevado a cabo a través de un programa realizado en Visual Basic, paquete de programación adecuado para llevar al detalle inventario de insumos, herramientas, materias primas y productos terminados, cada 30 días.

 

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