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FLUJO DEL PROCESO Y ESCALAS DE SERVICIO

El proceso del servicio de mensajería es homogéneo, varía únicamente en el transporte utilizado cuando son paquetes o el servicio es de tipo nacional internacional.

Las escalas posibles de producción que se pueden lograr son:

 

Servicios a proporcionar

Microempresa/artesanal

Hasta,000 Servicios/Semana

Pequeña empresa

De 8,001 a 80,000 Servicios/Semana

Mediana empresa

De 80,001 a 200,000 Servicios/Semana

Gran empresa

Más de 200,000 Servicios/Semana

En cuanto al grado de actualización tecnológica se destaca lo siguiente:

  • Microempresa/artesanal:

El proceso no tiene cambios importantes, continua siendo un programa de entregas con cambios en los sistemas de transporte para abatir drásticamente los tiempos.

  • Pequeña empresa:

En este nivel el proceso se moderniza en su etapa de preparación y organización de la remesa, lo que permite una entrega rápida, segura y documentada.

Asimismo es importante resaltar que el desarrollo de esta actividad de entregar paquetes a grandes distancias y en muchas localidades se puede realizar a través del sistema de franquicias utilizando marcas y redes internacionales. Entre las más importantes destacan: Dhl, Mexpost, Ups, Federal express, Estafeta, Pakmail, Multipack, Tnl, Bell service, entre otras.

Flujo del proceso de producción en una escala de micro empresa/artesanal

Se presenta el flujo del proceso productivo a nivel general, referente al producto seleccionado del giro y analizado con más detalle en esta guía.

Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerados, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.

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A continuación, se presenta una explicación del proceso productivo a nivel microempresa/artesanal:

 

1. Contacto del cliente con la empresa.- El cliente contacta vía telefónica o haciendo acto de presencia en la compañía, contacta con la empresa para solicitar el servicio de mensajería o paquetería; se plantean los términos del servicio, así como los de pago realizando por parte de la compañía, una cotización del servicio a prestar.

2. ¿Cliente de acuerdo con los términos?.- En caso de que el cliente no esté de acuerdo con los términos expuestos por la compañía, el proceso concluirá en este punto; en caso contrario el proceso continuará.

3. Recepción de remesa.- Se recibe la remesa (paquetes a enviar) en la empresa, lo cual se puede realizar de dos formas: que el cliente mismo entregue la remesa en las instalaciones de la compañía; o bien, que la compañía reciba la remesa en algún lugar indicado por el cliente y la traslade a la empresa.

Al recibir los paquetes en la empresa, se contará el número de éstos, se priorizará por fecha de entrega y se capturan los datos pertinentes (remitente, domicilio y teléfono del remitente, destinatario, domicilio y teléfono del destinatario, número de paquetes, peso, fecha de entrega y condiciones en el cuidado del paquete, entre otros); así como se le asignará un número de folio a cada paquete.

4. Preparación de la remesa.- Esta actividad consiste en embolsar, anexar acuse de recibo y sellar bolsa en caso de que el artículo a trasladar sean cartas o sobres, en caso de que el artículo sea una caja, se cerrará perfectamente con cinta adhesiva y se le anexará el acuse de recibo.

5. Organización de la remesa.- Se organizará la remesa de acuerdo a delegación o municipio, colonia, ruta del destinatario y código postal. La ruta es un conjunto de colonias circunvecinas identificadas previamente por la empresa para agilizar las entregas. Una vez identificado lo anterior los paquetes se colocarán en los racks o cajones respectivos a la ruta donde se encuentre el destinatario. Cada rack tendrá subdivisiones priorizando fechas de entrega.

6. Entrega de trabajo a mensajeros.- Esta actividad consiste en entregar el trabajo a los mensajeros, de acuerdo a su ruta asignada. Dentro de esta actividad los mensajeros junto con su supervisor contarán la cantidad de paquetes asignados a cada mensajero y se registrará este dato en una hoja de control, junto con el número de folio asignado a cada paquete.

7. Distribución de remesas.- Los mensajeros procederán a entregar cada paquete en el domicilio indicado en el remitente.

8. ¿Existen razonadas?.- En caso de que la respuesta sea afirmativa el mensajero, al terminar su recorrido, regresará a la empresa indicado a su supervisor el trabajo realizado y entregará número de razonadas (paquete que por alguna razón no se entregó). Los motivos de la razonadas pueden ser inexistencia del domicilio, no se encontró al destinatario, no quisieron recibir el paquete, entre otras. De acuerdo al motivo de la razonada el supervisor decidirá si envía el paquete al remitente explicándole el motivo de ésta, o bien vuele a mandar al destinatario registrando su decisión y fundamento en la hoja de control.

Después de lo anterior se regresará la remesa razonada a la actividad "organizar remesa".

En caso de que no existan razonadas el mensajero, al terminar su recorrido, regresará a la empresa y entregará al supervisor los acuses de recibido de los paquetes entregados para que estos sean documentados.

Nota: Se considera que para iniciar actividades la empresa se dedicará a atender sólo un área local pudiendo, a futuro, atender el mercado nacional y posteriormente el internacional estableciendo sucursales en los destinos nacionales o internacionales más importantes. Para atender estos destinos fuera de la localidad la compañía deberá, en un principio, pactar con líneas de transporte terrestre y muy fuerte, podrá arrendar o comprar transporte de este tipo.

Al iniciar operaciones es conveniente limitar la carga a 25 kg por paquete, lo que no implica que se limite la cantidad de paquetes.

Flujo del proceso de producción en una escala de pequeña empresa:

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1. Contacto del cliente con la empresa.- El cliente contacta vía telefónica o haciendo acto de presencia en la compañía, contacta con la empresa para solicitar el servicio de mensajería o paquetería; se plantean los términos del servicio, así como los de pago realizando por parte de la compañía, una cotización del servicio a prestar.

2. ¿Cliente de acuerdo con los términos?.- En caso de que el cliente no esté de acuerdo con los términos expuestos por la compañía, el proceso concluirá en este punto; en caso contrario el proceso continuará.

3. Recepción de remesa.- Se recibe la remesa (paquetes a enviar) en la empresa, lo cual se puede realizar de dos formas: que el cliente mismo entregue la remesa en las instalaciones de la compañía; o bien, que la compañía reciba la remesa en algún lugar indicado por el cliente y la traslade a la empresa.

Al recibir los paquetes en la empresa, se contará el número de éstos, se priorizará por fecha de entrega y se capturan los datos pertinentes (remitente, domicilio y teléfono del remitente, destinatario, domicilio y teléfono del destinatario, número de paquetes, peso, fecha de entrega y condiciones en el cuidado del paquete, entre otros); así como se le asignará un número de folio a cada paquete.

4. Preparación de la remesa.- Esta actividad consiste en embolsar, anexar acuse de recibo y sellar bolsa en caso de que el artículo a trasladar sean cartas o sobres, en caso de que el artículo sea una caja, se cerrará perfectamente con cinta adhesiva y se le anexará el acuse de recibo. 

5. Organización de la remesa.- Se organizará la remesa de acuerdo a delegación o municipio, colonia, ruta del destinatario y código postal. La ruta es un conjunto de colonias circunvecinas identificadas previamente por la empresa para agilizar las entregas. Una vez identificado lo anterior los paquetes se colocarán en los racks o cajones respectivos a la ruta donde se encuentre el destinatario. Cada rack tendrá subdivisiones priorizando fechas de entrega.

6. Entrega de trabajo a mensajeros.- Esta actividad consiste en entregar el trabajo a los mensajeros, de acuerdo a su ruta asignada. Dentro de esta actividad los mensajeros junto con su supervisor contarán la cantidad de paquetes asignados a cada mensajero y se registrará este dato en una hoja de control, junto con el número de folio asignado a cada paquete.

7. Distribución de remesas.- Los mensajeros procederán a entregar cada paquete en el domicilio indicado en el remitente.

8. ¿Existen razonadas?.- En caso de que la respuesta sea afirmativa el mensajero, al terminar su recorrido, regresará a la empresa indicado a su supervisor el trabajo realizado y entregará número de razonadas (paquete que por alguna razón no se entregó). Los motivos de la razonadas pueden ser inexistencia del domicilio, no se encontró al destinatario, no quisieron recibir el paquete, entre otras. De acuerdo al motivo de la razonada el supervisor decidirá si envía el paquete al remitente explicándole el motivo de ésta, o bien vuele a mandar al destinatario registrando su decisión y fundamento en la hoja de control.

Después de lo anterior se regresará la remesa razonada a la actividad "organizar remesa".

En caso de que no existan razonadas el mensajero, al terminar su recorrido, regresará a la empresa y entregará al supervisor los acuses de recibido de los paquetes entregados para que estos sean documentados.

Nota: Se considera que para iniciar actividades la empresa se dedicará a atender sólo un área local pudiendo, a futuro, atender el mercado nacional y posteriormente el internacional estableciendo sucursales en los destinos nacionales o internacionales más importantes. Para atender estos destinos fuera de la localidad la compañía deberá, en un principio, pactar con líneas de transporte terrestre y muy fuerte, podrá arrendar o comprar transporte de este tipo.

Al iniciar operaciones es conveniente limitar la carga a 25 kg por paquete, lo que no implica que se limite la cantidad de paquetes.

Un día tradicional de operaciones

Un día de operaciones del servicio de mensajería y paquetería consistirá en preparar y organizar la remesa, entregar a mensajeros para distribuir los mensajes y paquetes por rutas.

Al iniciar el turno se debe prever la coordinación de actividades para que el trabajo sea continuo al igual que el proceso. Se proporcionará una hora a los trabajadores para que tomen sus alimentos.

Distribución Interior de las Instalaciones:

Los factores a considerar en el momento de elaborar el diseño para la distribución de planta son:

a) Determinar el volumen de producción

b) Movimientos de materiales

c) Flujo de materiales, y

d) Distribución de la planta.

Se recomienda utilizar, como esquema para la distribución de instalaciones, el flujo de operaciones orientado a expresar gráficamente too el proceso de producción, desde la recepción de las materias primas hasta la distribución de los productos terminados, pasando obviamente por el proceso de fabricación.

Flujo de materiales

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Además de la localización, diseño y construcción de la planta es importante estudiar con detenimiento el problema de la distribución interna de la misma, para lograr una disposición ordenada y bien planeada de la maquinaria y equipo, acorde con los desplazamientos lógicos de las materias primas y de los productos acabados, de modo que se aprovechen eficazmente el equipo, el tiempo y las aptitudes de los trabajadores.

Las instalaciones necesarias para una pequeña empresa de este giro incluyen, entre otras, las siguientes áreas:

  • Area de recepción
  • Area de bodega
  • Area de preparación
  • Area de organización
  • Area de atención a mensajeros
  • Comedor
  • Baños
  • Oficinas
  • Area de carga

Ejemplo de la distribución interna de las instalaciones de la planta:

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Determinación de costos y márgenes de operación:

El estudio de los costos de operación es la piedra angular en toda clase de negocios, ya que permite no sólo la obtención de resultados satisfactorios, sino evitar que la empresa cometa errores en la fijación de los precios y que esto derive en un resultado negativo.

En la determinación de los costos, se debe tomar en cuenta que su valor cambia por posibles fluctuaciones en los precios o por diversos grados de utilización de la capacidad instalada.

En términos generales, el precio se puede establecer por debajo o por encima del de la competencia o ser igual al de ella.

Los costos de los servicios deberán estar integrados por:

Recuperación de costos del equipo

60 %

Mano de obra directa e indirecta

10 %

Impuestos y seguros

10 %

Servicios, renta y mantenimiento

8 %

Depreciación de equipo y maquinaria

10 %

Imprevistos y gastos varios

2 %

TOTAL

100 %

A los costos anteriores se les debe agregar un margen de utilidad y una vez obtenido el precio final, se debe ponderar en relación con el precio de los servicios similares en el mercado y la situación de oportunidad (oferta - demanda).

Distribución del producto:

La importancia del sistema de distribución se subestima muchas veces a pesar de que impacta en los volúmenes de venta y de que se refleja en un mal aprovechamiento del potencial del mercado, así como en acumulaciones excesivas de inventarios que, en otras consecuencias, incidirán en la rentabilidad del capital.

Los canales de distribución de las empresas en el giro son directamente a las empresas y personas físicas usuarias del servicio.

Administración y control de inventarios:

La administración y el control de los inventarios tienen como función principal determinar la cantidad suficiente y tipo de los insumos, productos en proceso y terminados o acabados para hacer frente a la demanda del producto, facilitando con ello las operaciones de producción y venta y minimizando los costos al mantenerlos en un nivel óptimo.

La inversión que representan los inventarios es un aspecto muy importante para la empresa en la administración financiera. En consecuencia, se debe estar familiarizado con los métodos para controlarlos con certeza y asignar correctamente los recursos financieros.

De acuerdo con reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, las empresas están obligadas a llevar algún  sistema de inventarios, dependiendo de los ingresos manifestados en su última declaración.

Las empresas en el giro no utilizan sistemas de valuación de inventarios.

 

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