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Todas las personas que participan
en una empresa deben tener una o varias funciones específicas que cumplir
y, en conjunto, sus actividades han de lograrse con armonía, de lo contrario
la misión de la empresa no podrá alcanzarse.
Saber cómo está organizada la empresa y cuál es el papel a desempeñar
por cada uno de los integrantes permite llegar con éxito a las metas propuestas,
por ello, la organización de la estructura de la empresa, al igual que
la descripción de las funciones de cada puesto son dos elementos indispensables
para coordinar todo el proyecto.
La definición de una estructura organizacional dentro de una empresa nos
va a ayudar a resolver las siguientes interrogantes: ¿Cómo se va a dividir
el trabajo? ¿Cuáles son los niveles de administración? ¿Cómo se agrupan
y se interrelacionan los distintos segmentos que integran la empresa?
¿Cuáles son los procesos que debe realizar la empresa? ¿Qué características
tiene cada puesto? ¿Qué perfil necesita cada puesto?.
El proceso de organización pasa por cinco etapas que constituyen un ciclo
que se renueva en todo o por partes, pues es también una actividad dinámica.
En los niveles de combinación
de tareas y de coordinación de trabajo se presentan los organigramas que,
de modo gráfico muestran el orden y la jerarquía dentro de la empresa.
Visto lo anterior, la estructura organizacional busca repartir de manera
adecuada las actividades y responsabilidades de cada trabajador, empleado
o funcionario, a quienes respectivamente les corresponde un puesto, con
el fin facilitar el cumplimiento del proyecto, mediante la labor en equipo
y una coordinación entre ellos.
Normalmente una empresa consta de cuatro áreas funcionales:
- Ventas
- Producción
- Personal y
- Finanzas
Las ventas son el elemento
motor de la empresa, pues de ahí se derivan los ingresos que le dan la
posibilidad de subsistir. En este punto se deben tener presentes el producto,
la plaza, la promoción y el precio.
En la producción se transforman las materias primas en bienes finales,
o bien es donde se lleva a cabo las actividades que se van a ofrecer como
servicios. Para ello se deben considerar la ubicación o localización de
la planta, del taller o del negocio, se define el tamaño se determinan
los requerimientos de maquinaria equipo y materias primas, se define la
manera como se van a elaborar los productos o los servicios y el lugar
y modo de almacenarlos.
El área de personal es la que se ocupa de coordinar la situación de las
personas en su convivencia con la empresa y por eso se encarga de seleccionar
y reclutar a los empleados, inducirlos, esto es entrenarlos para cumplir
con las labores que se le encomienden, capacitarlos y motivarlos. Así
mismo, se encarga de las remuneraciones y prestaciones, de los incentivos
y recompensas al igual que de los riesgos y accidentes que pudieren surgir.
Finalmente, las finanzas tiene a su cargo el manejo de los recursos financieros
del negocio. Deben por ello velar por la obtención oportuna de los montos
requeridos por la empresa, en especial para poder alcanzar a tiempo los
planes definidos, tratar con los bancos y las entidades financieras, eventualmente
con los acreedores y deudores, así como organizar los estados contables
de la empresa.
Existen tres tipos de estructuras organizacionales básicas que son:
Lineal. La organización lineal se fundamenta más en la autoridad
y la responsabilidad que en la naturaleza de las habilidades, y se ejerce
cuando la autoridad procede directamente de un nivel superior y donde
cada subordinado es responsable sólo ante su superior jerárquico; es decir,
siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y
continúa el mando por escalas ininterrumpidas. Este tipo de estructura
presenta las siguientes ventajas y desventajas:
Ventajas |
Desventajas |
- Es sencilla y clara
- Se logra una disciplina laboral
- Se facilita la rapidez de acción
- No hay conflicto de autoridad ni fuga de responsabilidad
- Es más fácil y útil en la micro empres
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- Se carece de especialización
- Es poco flexible para futuras expansiones
- Es difícil capacitar a un jefe en todos los aspectos que
debe coordinar
- Los jefes siempre están saturados de trabajo, sobre todo
de detalles
- La organización descansa en personas y al perderse una de
éstas se producen trastornos administrativos.
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Ejemplo de estructura lineal:
Funcional.
Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza específicamente
por departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la división
del trabajo de las labores de una empresa, y aprovecha la preparación
y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan lograr mayor
rendimiento.
La organización funcional se aplica particularmente en pequeñas, medianas
y grandes empresas, donde al frente de cada departamento está un jefe
que tiene a su cargo una función determinada y como superior de todos
los jefes está un director o gerente que coordina las tareas de aquéllos
conforme a la concepción y propósitos de la empresa.
Ventajas |
Desventajas |
- Aumenta la capacidad y eficiencia de los jefes por la especialización
- Permite separar las actividades en sus elementos más simples
- Existe la posibilidad de rápida adaptación en casos de cambios
en los procesos
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- Dificulta definir la autoridad y responsabilidad de cada
jefe en los aspectos que no son comunes
- Se duplica el mando y genera la fuga de responsabilidad
- Se reduce la iniciativa para acciones comunes
- Existen quebrantamientos de disciplina y numerosos conflictos
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Ejemplo de estructura funcional:
Línea
y asesoría. Este tipo de organización es lineal, en cuanto que
cada uno de los trabajadores, empleados y vendedores rinden cuentas a
un solo supervisor en cada caso, con la modalidad de que en la organización
de línea y asesoría existen especialistas que hacen las veces de asesores
de la dirección en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse
con que la autoridad se comparta, puesto que la función de los asesores
es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones, sin dar órdenes, ya
que éstas provienen de línea.
Este tipo de organización trata de aprovechar las ventajas y evitar las
desventajas de las anteriores estructuras.
Ventajas |
Desventajas |
- Está basado en la especialización planeada
- Proporciona conocimientos especializados a la dirección y
a los jefes
- Permite los ascensos al personal capaz, pues tiende a abrir
espacios a puestos de responsabilidad
- Aumenta la eficiencia en las operaciones, lo cual compensa
el incremento de los costos ocasionados por las asesorías
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- Puede haber confusión en las líneas de mando con relación
a la posición de los asesores y los supervisores de línea, a
menos que los organigramas y el manual de organización indiquen
las funciones
- La efectividad de los asesores pueden no rendir frutos por
falta de apoyo en la instrumentación de sus recomendaciones
- Puede existir falta de capacidad para comprender los puntos
de vista de los asesores y causar conflictos
- El diseño de la organización requiere de habilidad
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Ejemplo de estructura de línea y asesoría:
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