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Organigramas
Un organigrama representa en forma
gráfica las principales funciones y líneas de autoridad de una empresa en un
momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan
las gráficas en las que se representa la estructura de un organismo social.
Pasos para elaborar un organigrama:
- Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;
- Compararla con una lista de comprobación;
- Preparar cuadros o plantillas, y
- Diseñar el organigrama.
Todo organigrama debe contener
los siguientes datos: título o descripción condensada de las actividades, fecha
de formulación, nombre del responsable de elaboración, aprobación, explicación
de líneas y símbolos especiales.
Los organigramas pueden ser clasificados en tres tipos, de acuerdo con su:
| a) Contenido |
- Estructurales. Tiene por
objeto la representación de los órganos que integran el organismo social.
- Funcionales. Indican en
el cuerpo de la gráfica, además de los órganos, las funciones principales
que éstos realizan.
- De integración de puestos.
Señalan en cada órgano, los diferentes puestos establecidos, así como
el número de puestos existentes y requeridos.
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b) Ambito de aplicación
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- Generales. Representan
sólo a los órganos principales de la empresa y sus interrelaciones.
- Específicos. Ofrecen mayor
detalle sobre determinados aspectos de la organización de una unidad
o área de la empresa.
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| c) Presentación |
- Vertical.
Es el que muestra la jerarquía orgánica en sus diferentes niveles desde
el más alto hasta el más bajo.
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Horizontal.
Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha más bien que de arriba
hacia abajo.
- Mixtos.
Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones
verticales y horizontales.
- De bloque.
Tienen la particularidad de representar un mayor número de unidades
en espacios reducidos.
- Circular.
Se sitúa al ejecutivo en el centro de un círculo con líneas horizontales
de la gráfica vertical, formando una serie de círculos concéntricos
alrededor del ejecutivo jefe.
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Manual de organización
Un manual de organización complementa
con más detalle la información que bosqueja un organigrama. Los manuales de
organización exponen la estructura de la empresa; señalan los puestos y las
interrelaciones que existen entre ellos; explican la estructura funcional, los
grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación, y coordinación
y las actividades de los órganos de la empresa.
El manual, preparado adecuadamente, ofrece información completa sobre los asuntos
correspondientes a cada puesto; permite conocer y entender mejor los requisitos,
las limitaciones, y las relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto
con los demás de la empresa.
Tipos de manuales de organización:
- Manuales generales de organización. Son aquéllos que abarcan toda la empresa.
- Manuales específicos. Son los que se ocupan de una función o unidad administrativa
en particular.
El contenido de los manuales de organización varía
en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas de análisis organizacional
que se incluyen en casi todos los manuales, las descripciones de puestos y los
organigramas. La combinación de estos instrumentos muestra las líneas de autoridad
y obligación, las principales funciones de cada puesto, las responsabilidades
y autoridad para cada puesto y las interrelaciones primordiales entre las posiciones
clave. Además los manuales de organización suelen incluir la enunciación del
o los objetivos de la empresa.
Entre los puntos más importantes que contiene un manual de organización se encuentran:
- Presentación o identificación
- Indice o contenido
- Prólogo o introducción
- Directorio
- Antecedentes históricos
- Objetivo
- Estructura orgánica
- Organigrama
- Estructura funcional
Asimismo, es conveniente analizar en detalle los
siguientes aspectos:
- Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje
los objetivos que se pretenden alcanzar.
- Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo a las actividades principales
de la empresa.
El diseño de la organización de
la micro y pequeña empresa es proyectada en la mayoría de los casos por el propio
empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos,
éstos por lo general deben tomar las principales decisiones a partir de la estructuración
de la empresa.
El diseño de la organización tiene como principal finalidad la eficiencia y
humanización de las relaciones. Mayor racionalidad, rentabilidad, estabilidad
y flexibilidad para los propietarios.
Como resultado de la interacción de diversas fuerzas, algunas empresas sufren
cambios estructurales un tanto frecuentes, por lo que el avance a estructuras
dinámicas y flexibles es una tendencia en las empresas de hoy en día.
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