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La contabilidad moderna consta
de un ciclo de siete etapas. Los tres primeros se refieren a la sistematización
de libros, es decir, a la compilación y registro sistemáticos de las transacciones
financieras. Los documentos financieros constituyen la base de la contabilidad;
entre estos documentos cabe destacar los cheques de banco, las facturas extendidas
y las facturas pagadas. La información contenida en estos documentos se traslada
a los libros contables, el diario y el mayor. En el libro diario se reflejan
todas las transacciones realizadas por la empresa, mientras que en el mayor
se reflejan las transacciones que afectan a las distintas partidas contables,
por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, entre otras.
Primer paso. El registro de cada transacción
en el libro diario constituye el punto de partida del sistema contable de doble
entrada. Con este sistema se analiza la estructura financiera de una organización
tomando en cuenta el doble efecto que toda transacción tiene sobre dicha estructura
(una compra de bienes constituye, por un lado, un aumento del activo, pero también
refleja una disminución del mismo al reducirse la cantidad de dinero disponible).
Por ello, toda transacción tiene una doble dimensión; la primera, el deber (que
aparece a la izquierda) y, la segunda, el haber (que aparece a la derecha).
Esta doble dimensión afecta de distinta forma a la estructura financiera. En
función de su naturaleza, una partida contable puede disminuir con el deber
e incrementarse con el haber, y otra puede aumentar con el debe y disminuir
con el haber. Por ejemplo, la compra de bienes al contado aumenta la cuenta
de bienes (débito) y disminuye la cuenta de caja (crédito). Sin embargo, si
el bien se compra a crédito se creará una cuenta de pasivo, y en el libro diario
aparecerá una nueva partida, incrementándose la cuenta de bienes (débito) y
aumentándose la partida que refleja el pasivo (crédito). El reconocimiento de
la obligación de pagar a los empleados aumentará la partida contable de salarios
(débito) y aumentará el pasivo (crédito). Cuando se paguen los salarios se producirá
una disminución en la cuenta de caja (crédito) y disminuirá el pasivo (débito).
Segundo paso. En la siguiente etapa del
ciclo contable las cantidades reflejadas en el libro diario se copian en el
libro mayor, en el que aparece la cuenta concreta de cada partida contable.
En cada cuenta aparecen los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha,
de tal forma que el saldo, es decir el crédito o el débito neto de cada cuenta,
puede calcularse con facilidad.
Cada cuenta libro del mayor puede a su vez desglosarse, es decir, en cada cuenta
se pueden diferenciar distintos aspectos. Por ejemplo, en la cuenta de clientes
se pueden desglosar, uno a uno, los clientes de la empresa, para saber cuánto
ha comprado cada uno de ellos. Por analogía, la cuenta de salarios se puede
desglosar en función de cada trabajador.
Tercer paso. Una vez reflejadas todas
las transacciones en el libro mayor se procede a obtener el saldo -deudor o
acreedor- de cada cuenta. La suma de todos los saldos acreedores debe ser igual
a la suma de todos los saldos deudores, pero con signo contrario, ya que cada
transacción que genera un crédito provoca, al mismo tiempo, un débito de la
misma cuantía. Este paso, al igual que los siguientes, se produce al concluir
el año fiscal. En cuanto se han completado los distintos libros, finaliza la
parte de la sistematización de libros del ciclo contable.
Cuarto paso. Finalizadas las etapas correspondientes
a la teneduría de libros, el contable o contador público procede a ajustar una
serie de cuentas con el propósito de destacar hechos económicos que; aunque
no se han producido de forma convencional, sí representan transacciones finiquitadas.
A continuación destacamos algunos de los casos más comunes: ingresos pendientes
de pago (por ejemplo, intereses a cobrar que todavía no se han hecho efectivos);
gastos pendientes (por ejemplo, salarios del mes corriente que todavía no se
han satisfecho); ingresos percibidos con antelación (por ejemplo, cuando se
recibe la cuantía de una suscripción por adelantado); gastos que se realizan
de una forma anticipada (el pago de la prima de un seguro de riesgo); la depreciación
(reconocimiento de que el coste de una máquina debe amortizarse a lo largo de
los años de su vida útil); inventarios (valoración de los bienes almacenados
y verificación de que la cantidad almacenada coincide con la que se deriva de
las cuentas); e impagados (consiste en declarar una serie de cuentas pendientes
de pago como de dudoso cobro, de forma que se reconozca el posible quebranto
en el futuro).
Quinto y sexto pasos. Una vez realizados
los ajustes anteriores, el contador público realiza un primer balance de comprobación
de saldos, adaptándolos con los ajustes anteriores (paso quinto). Cuando se
han actualizado todos los saldos se procede a redactar el balance y preparar
la cuenta de pérdidas y ganancias (paso sexto). Los saldos de las distintas
cuentas proporcionan la fuente de datos para la contabilidad financiera y de
costes de la empresa.
Séptimo paso. El último paso consiste
en cerrar las cuentas anuales, transfiriéndolas a la cuenta de pérdidas y ganancias
con el propósito de que las cuentas que corresponden tan sólo a la actividad
anual se anulan unas a otras, para que los créditos y débitos del siguiente
año fiscal reflejen en particular la actividad fiscal de ese año.
Estados financieros
Los estados financieros representan el producto final del proceso contable y
tienen por objeto, presentar información financiera para que los diversos usuarios
de los estados financieros puedan tomar decisiones eficientes y oportunas. Ahora
bien, la información financiera que tales usuarios requieren se enfoca primordialmente
en la:
- Evaluación de la rentabilidad;
- Evaluación de la posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez;
- Evaluación de la capacidad financiera de crecimiento;
- Evaluación del flujo de fondos.
De acuerdo con estas necesidades
los estados financieros básicos son: Estado
de situación financiera o balance general. Muestra los activos, pasivos
y el capital contable a una fecha determinada. Está integrado por:
- Activo
- Pasivo
- Capital Contable
El activo representa todos los
bienes de una empresa, como el efectivo en caja y en bancos, las cuentas por
cobrar a los clientes y otros deudores, maquinaria, equipos de transporte y
otros. La clasificación de los activos se realiza de la siguiente manera:
- Activos circulantes que se integra por caja, bancos, cliente, cuentas por
cobrar a deudores diversos, inventarios, impuestos en favor de.
- Activos no circulantes a fijo que se integran como maquinaria y equipos,
bienes inmuebles.
- Activos diferidos que se integran como bienes y derechos que tiene la empresa
que no son físicamente medibles a saber los gastos de instalación, rentas
pagadas por anticipado.
Los pasivos están integrados por
todas las deudas que se tienen en la empresa y están integrados por:
- Pasivos a corto plazo que son deudas que se deben cubrir antes de un año
como son los impuestos por pagar, las deudas con proveedores y otras cuentas
por pagar.
- Pasivo a largo plazo que son las deudas que se deben de cubrir a más de
un año como son los créditos hipotecarios.
El capital contable está integrado
por las aportaciones de los socios, las utilidades generadas en años anteriores
y las reservas legales.
Estado de resultados. Muestra los ingresos,
costos-gastos y la utilidad o pérdida resultante en el período. Los elementos
que integran este estado financiero son:
- Ventas
- Devoluciones y rebajas sobre ventas
- Costos y gastos
- Utilidad bruta
Estado
de variaciones en el capital contable. Muestra los cambios en la inversión
de los propietarios durante el período. El presente estado financiero se elabora
tomando en cuenta las aportaciones de capital que se hayan efectuado por ejercicio,
disminuyendo las reducciones de capital para llegar al capital actual de una
empresa.
Estado de cambios en la situación financiera.
Muestra la forma en que se modificaron los recursos y las obligaciones de la
empresa durante el período; se elabora tomando los balances generales de dos
períodos, y comparándolos para determinar los recursos generados o utilizados
durante las operaciones de la empresa durante esos años.
Otros registros contables
Comprende una serie de registros que se señalan a continuación:
- Bienes de producción
- Registro de nómina
- Registro de las devoluciones y rebajas en ventas
- Registro de comprobantes
- Registro de cheques
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